L’AISS définit la gouvernance comme la manière dont l’organe détenant l’autorité exerce ses pouvoirs en vue d’atteindre les objectifs de l’institution, notamment en matière de conception, de mise en œuvre et de développement des politiques, règles, systèmes et processus de l’institution et en ce qui concerne l’implication et la participation des parties prenantes.

La bonne gouvernance se réfère au fait que l’organe détenant l’autorité au sein de l’institution exerce ses pouvoirs de façon responsable, transparente, prévisible, participative et dynamique. La bonne gouvernance peut également se définir comme le fait de «faire ce qu’il faut et le faire correctement».

Pour bien cerner la notion de gouvernance en matière de recouvrement des cotisations, il convient de définir:

• les mandats et les missions inhérents au système global de recouvrement des cotisations, et propres aux différentes institutions impliquées («faire ce qu’il faut»), qui doivent être conformes à la mission et aux objectifs de l’institution, et actualisés à mesure que ceux-ci évoluent;
• la structure organisationnelle du système («le faire correctement»), qui peut impliquer un grand nombre d’institutions, au-delà de la structure interne de l’institution concernée.

La gouvernance en matière de recouvrement des cotisations peut se situer à trois niveaux:

• au niveau national, c’est-à-dire sur le plan des lois et réglementations générales concernant le recouvrement des cotisations dans le pays concerné. Ces lois précisent à quelles institutions revient l’exercice de cette fonction et quelles sont leurs responsabilités générales en la matière;
• au niveau de la coordination interinstitutionnelle, c’est-à-dire sur le plan des accords et des procédures établis parmi les institutions impliquées dans le recouvrement des cotisations et garantes de la conformité, conformément à la législation correspondante. Cette coordination peut être formalisée à travers un comité interinstitutionnel chargé de diriger le système national. Les positions (points de vue) des institutions participantes sont définies par leurs autorités respectives;
• au niveau du champ de compétence des différentes institutions, c’est-à-dire sur le plan de la gouvernance de chaque institution participante, en fonction de ses responsabilités spécifiques au sein du système national. Au-delà de la législation nationale, les institutions doivent respecter et appliquer les règles et procédures définies par les organes de coordination interinstitutionnels. La gouvernance d’une institution recouvre donc sa mission spécifique, ainsi que les règlements, procédures et structures internes qui lui permettent d’exercer son mandat.

En général, la définition du mandat et de la mission d’un système de recouvrement des cotisations de sécurité sociale vise à préciser le champ d’application du système et ses limites par rapport à d’autres systèmes extérieurs, mais connexes (par exemple l’administration fiscale nationale et locale), en spécifiant le domaine de compétences et la mission de chacun d’entre eux. Compte tenu de la diversité des modèles d’organisation du recouvrement des cotisations de sécurité sociale, en particulier eu égard à leur rapport avec d’autres systèmes, ces aspects doivent être clairement définis.

Au sein des institutions de sécurité sociale, c’est le conseil qui doit définir la mission, les règlements internes et les procédures, selon lesquels l’institution remplira son mandat dans le cadre du système national de recouvrement des cotisations. C’est également au conseil qu’il appartient de définir le rôle de l’institution au sein du comité de gouvernance interinstitutionnel.

La structure organisationnelle d’un système de recouvrement des cotisations détermine quelles sont les institutions impliquées, en définissant leurs rôles et responsabilités, leurs structures internes et la façon dont elles interagissent dans l’exercice des missions qui leur sont confiées.

Percevoir les cotisations de sécurité sociale et garantir la conformité impliquent un certain nombre d’activités. Celles-ci englobent différentes fonctions (par exemple immatriculation des cotisants, collecte des déclarations et des cotisations, calcul du montant des cotisations, comparaison entre le montant des cotisations attendu et celui effectivement payé, lutte contre la fraude) et impliquent l’administration de différents programmes de sécurité sociale (par exemple les différents piliers des régimes de pensions et les régimes d’assurance maladie et d’assurance chômage).

Etant donné que la façon dont les cotisants respectent leurs obligations en matière de cotisations conditionne leur accès aux prestations de la sécurité sociale, il est par ailleurs important que l’information relative à la conformité des cotisations soit communiquée aux institutions qui fournissent les prestations. Il convient également de souligner que plusieurs des fonctions susmentionnées sont identiques ou très analogues à celles de l’administration fiscale et que, de ce fait, elles sont exercées conjointement dans un certain nombre de pays, les agences de l’administration fiscale participant au recouvrement des cotisations de sécurité sociale. Des établissements financiers peuvent aussi intervenir dans les opérations de paiement.

Lorsque ces activités sont assurées par différentes institutions dotées de responsabilités spécifiques, le fonctionnement des systèmes nationaux chargés du recouvrement des cotisations de sécurité sociale repose sur plusieurs institutions.

Les critères guidant le choix des structures organisationnelles sont étroitement liés aux spécificités du pays concerné, ce qui explique la grande diversité des modèles existants. L’expérience a toutefois montré que certains principes peuvent favoriser la qualité et l’efficacité du système, quelle que soit la structure organisationnelle mise en place:

• toutes les institutions qui participent directement au recouvrement des cotisations sociales, ou en dépendent fortement, doivent être incluses dans la structure organisationnelle qui dirige le système;
• cette structure doit tirer parti des capacités opérationnelles existant au sein de chaque institution et des autres parties prenantes dans le pays concerné;
• même si ce n’est pas toujours la même institution qui exerce les fonctions susmentionnées, il est important de coordonner l’ensemble du processus de recouvrement.

Dans les lignes directrices présentées au sein de cette partie, ces principes sont appliqués à la définition du mandat, de la mission et de la structure organisationnelle d’un système de recouvrement des cotisations.