Étant donné l’impact sur l’entreprise et la dynamique d’évolution des TIC, les propositions concernant les investissements en TIC fel’objet de précautions adéquates, de diligence et de soin. Souvent, les inquiétudes du conseil et de la direction surviennent non pas à cause de l’importance de l’investissement, mais en raison de préoccupations concernant principalement le degré de confiance qui peut être accordé, par exemple, à la pertinence de la technologie recommandée vis-à-vis des besoins de l’institution et de son plan stratégique; à la mise à disposition des capacités et services promis; à son impact possible et son interaction avec les plateformes de TIC existantes; et à tous les coûts cachés ou indirects découlant de produits et services supplémentaires ou de leur maintenance.
Les institutions de la sécurité sociale doivent faire face au défi que représente la gestion des investissements dans les TIC, qui constituent un mélange complexe d’équipements en matériel et de licences de logiciels, d’applications et de services. Ceux-ci comprennent non seulement l’acquisition des éléments (investissement ponctuel), mais aussi des paiements périodiques (annuels, par exemple) liés au renouvellement des licences des logiciels, aux services d’assistance technique et aux contrats concernant les services TIC en général. Afin de répondre à ces questions, un modèle de coût du cycle de vie total (CCV) des produits et services TIC devrait être soigneusement appliqué au sein de l’institution, comme recommandé dans les Lignes directrices de l’AISS en matière de bonne gouvernance.
Tous ces éléments des TIC (matériel, logiciel, services) constituent les moyens qui permettà l’institution de remplir sa mission et d’atteindre ses buts spécifiques. Toute prise de décision concernant les possibilités qu’offre l’investissement dans les TIC doit donc tenir compte du retour sur investissement prévu (return on investment) ainsi que du rapport coût/bénéfice.
En ce qui concerne les investissements TIC, une meilleure gestion des retours sur investissement et du rapport coût-bénéfice repose sur l’analyse et la définition de la «valeur des résultats attendus».
Ce groupe de lignes directrices commence par la définition du concept de valeur qui s’applique aux activités principales basées sur les TIC et l’identification des approches qui permettd’optimiser sa réalisation. Le but du concept de valeur est de mesurer (c’est-à-dire assigner une valeur à) l’importance des résultats pour l’institution des activités basées sur les TIC. La définition de leur valeur est relativement simple quand ces résultats sont quantitatifs (par exemple le nombre de personnes, d’employeurs, de transactions, les sommes recouvrées ou payées). La valeur peut aussi se référer aux résultats en termes de politique publique, d’amélioration de la qualité des services offerts à ceux que l’organisation doit servir, de gestion des risques et de conformité à la législation et aux règlements. Quoique le concept de valeur s’appuie sur l’accomplissement des plans stratégiques de l’institution avec les ressources utilisées, l’apport de valeur s’étend pendant tout le cycle d’exécution, et implique l’assurance que les activités fondées sur les TIC atteindles objectifs prévus par la stratégie; elle cible l’optimisation des coûts et apporte la preuve de la valeur intrinsèque des éléments des TIC (matériel, logiciels, services).
Le but de la gestion de la valeur en relation avec les TIC est d’optimiser la valeur et permettre à l’organisation de:
- définir clairement son idée de ce que représente la valeur, et pour qui, puis de la communiquer;
- choisir et réaliser les investissements;
- gérer son actif et optimiser la valeur à travers une utilisation raisonnable des ressources et un niveau de risque acceptable.
D’autres caractéristiques importantes des éléments TIC qui exigent un investissement de la part des institutions sont leur diversité, les interconnexions et les facteurs liés au cycle de vie. Afin de les traiter avec un maximum de cohérence, l’ensemble des éléments TIC peut être géré sous forme d’un portefeuille de services de la sécurité sociale basés sur les TIC. Ainsi, on peut définir un portefeuille TIC (Ligne directrice 8) comme étant l’ensemble de tous les «objets d’intérêt» (matériel et logiciels, services TIC, projets TIC, autres actifs et ressources TIC) gérés et surveillés afin d’optimiser leur valeur transactionnelle. En ce qui concerne les institutions de la sécurité sociale, gérer de manière systématique un portefeuille TIC est primordial pour obtenir le retour attendu des investissements liés aux TIC et pour atteindre un rapport coût/bénéfice satisfaisant. Dès lors, ces Lignes directrices recommandent une gestion des investissements dans les TIC se fondant sur une approche de gestion de portefeuille et un modèle de CCV. La gestion des investissements en TIC au moyen des acquisitions et des contrats constitue en soi un défi.
En dernier lieu, mais tout aussi important, la gestion des investissements en TIC implique une surveillance et une évaluation permanente des résultats. Ces lignes directrices recommandent un contrôle à plusieurs niveaux: la surveillance et l’évaluation de la valeur générale des activités que permettent les TIC, la performance du portefeuille TIC et les résultats spécifiques des activités basées sur les TIC d’après le modèle institutionnel de coût du cycle de vie total.