La raccolta e il rispetto dei contributi svolgono un ruolo fondamentale nella sicurezza sociale in quanto contribuiscono a garantire la sostenibilità dei sistemi di sicurezza sociale e promuovono un livello più elevato di copertura tra i lavoratori. Come la Linee guida ISSA sulla raccolta e conformità dei contributi (ISSA, 2019) afferma: "Il pagamento tempestivo e completo dei contributi da e per conto degli assicurati è necessario se vogliono ottenere i benefici a cui hanno legalmente diritto".
La raccolta dei contributi comprende un insieme di processi che possono essere suddivisi in quelli legati alla compliance volontaria e quelli che consentono il controllo della compliance (Tabella 1). Il primo gruppo comprende quei processi legati alla registrazione dei contribuenti, alla determinazione degli importi dei contributi, alla convalida dei contributi, alla riscossione e registrazione dei contributi, alla gestione e negoziazione del debito. Il secondo gruppo riguarda l'identificazione dei debiti, la gestione delle azioni penali quando non viene raggiunta la conformità volontaria e il controllo delle frodi basato sulla gestione del rischio al fine di garantire la conformità.
| Conformità volontaria Processi operativi |
Iscrizione |
|---|---|
| Determinazione degli importi dei contributi | |
| Convalida dei contributi | |
| Raccolta e registrazione dei contributi | |
| Gestione e negoziazione del debito | |
| Controllo della conformità | Identificazione dei debiti |
| Gestione dei procedimenti giudiziari | |
| Controllo delle frodi |
In risposta alle sfide affrontate durante l'attuazione di un tale sistema, l'International Social Security Association (ISSA) ha redatto il suo Linee guida ISSA sulla raccolta e conformità dei contributi. Questi riguardano aspetti di governance e gestione, strategia, processi operativi, controllo delle frodi, coordinamento con organizzazioni esterne, promozione della consapevolezza e cultura della conformità, valutazione e miglioramento continuo (ISSA, 2019).
Esperienze nell'implementazione di processi di raccolta e compliance dei contributi
Questo articolo presenta le esperienze rilevanti delle istituzioni di sicurezza sociale nelle Americhe che hanno implementato le raccomandazioni delle linee guida con l'obiettivo di migliorare i livelli di conformità volontaria. Gli sviluppi intrapresi sono illustrati insieme alle linee guida che corrispondono alle misure poste in essere. Si prega di notare che l'elenco non è esaustivo, in quanto vengono descritte solo le linee guida legate alla buona pratica mostrata o tratte dal materiale disponibile.
Argentina
Argentina di Amministrazione federale delle risorse pubbliche (Amministrazione federale delle entrate pubbliche – AFIP) si è posta l'obiettivo di semplificare gli obblighi del datore di lavoro e ridurre il suo onere amministrativo interno, garantendo al contempo la qualità e la coerenza delle informazioni (Amministrazione federale delle risorse pubbliche, 2021).
Per raggiungere questo obiettivo, l'AFIP ha sviluppato un modello sulla falsariga di uno sportello unico, attraverso il quale i contributori potevano adempiere a tutti i loro obblighi presentando un'unica pratica mensile (Amministrazione federale delle risorse pubbliche, 2016). Questo unico invio digitale, con garanzie di sicurezza che assicurano l'unicità e l'inalterabilità del record, elimina la necessità di fornire gli stessi dati a più enti statali o di fornirli in formato cartaceo. All'insegna della semplicità, il nuovo sistema è supportato da un'applicazione web che consente di caricare i file e fornisce una ricevuta, facilitando così l'adempimento volontario e dando ai lavoratori l'accesso alle informazioni che hanno dichiarato.
Questo sviluppo è stato sostenuto da un sistema di semplificazione dei record (Semplificazione della registrazione) (Amministrazione federale delle risorse pubbliche, 2012), sviluppato in collaborazione con il Ministero del lavoro, dell'occupazione e della sicurezza sociale con il contributo di tutte le parti interessate della sicurezza sociale e consente lo scambio di dati con i contributori e altre agenzie. Il sistema funge da collegamento interistituzionale vitale per lo sviluppo di nuove applicazioni che attingono ai dati raccolti. Fornisce inoltre un meccanismo di autenticazione che utilizza la "password fiscale" e canali di comunicazione sicuri.
La semplificazione di tutte le procedure relative alla trasmissione e all'aggiornamento dei dati ha ridotto i costi amministrativi sia per il contribuente che per lo Stato, poiché le nuove procedure erano più rapide, online e disponibili 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 5 | Sviluppo di una gestione sistematica del rischio di conformità e di una strategia proattiva orientata alla conformità | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 9 | Registrazione dei contributori |
| Controllo delle frodi | Linea guida 15 | Strategia di gestione del rischio di frode ed errore |
| Linea guida 16 | Sistema automatizzato per guidare l'audit e il controllo delle frodi | |
| Coordinamento con organizzazioni esterne | Linea guida 18 | Implementazione dello scambio sistematico di dati con le istituzioni formalmente incaricate |
| Linea guida 19 | Scambio di dati con altre organizzazioni esterne |
Sempre in Argentina, nel 2011, il fondo pensione e pensione della provincia di Córdoba (Fondo pensione, pensione e previdenza), membro del Consiglio federale delle assicurazioni sociali (Consiglio federale della sicurezza sociale – COFEPRES), ha sviluppato un nuovo sistema di riscossione dei contributi che ha sostituito le modalità manuali utilizzate dai datori di lavoro per dichiarare le proprie buste paga e determinare i livelli contributivi, che erano molto inefficienti. Anche le informazioni sono arrivate in ritardo, causando ritardi nella raccolta e difficoltà nell'esecuzione dei controlli, rendendo le informazioni inattendibili.
Il nuovo sistema pensionistico integrato di Cordova (Sistema pensionistico completo di Córdoba – SIJCOR) incorpora controlli di monitoraggio e convalida, offre ai datori di lavoro una gamma di canali di comunicazione e si collega al sistema di gestione dell'istituto, garantendo così la completezza e l'accuratezza dei dati (Consiglio federale di previdenza sociale, 2020).
L'introduzione del nuovo sistema ha reso più efficace ed efficiente la riscossione dei contributi pensionistici. Le innovazioni tecnologiche hanno eliminato la necessità di documenti cartacei e si sono concentrati sulla qualità dei dati, sul monitoraggio degli arretrati e sulla generazione di misure proattive per evitare tali arretrati.
COFEPRES si è posta l'obiettivo di ricevere il 100 per cento delle dichiarazioni dei contributori in formato elettronico e in tempo. Tutte le dichiarazioni vengono ora presentate elettronicamente e, nel 2020, il 95% di esse è arrivato in tempo.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 5 | Sviluppo di una gestione sistematica del rischio di conformità e di una strategia proattiva orientata alla conformità | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 9 | Registrazione dei contributori |
| Linea guida 13 | Gestione dei debiti di contribuenti e datori di lavoro |
Guatemala
Le Istituto di sicurezza sociale del Guatemala (Istituto guatemalteco di sicurezza sociale – IGSS) ha portato avanti un programma di innovazione per modernizzare e automatizzare i processi di riscossione che in precedenza erano essenzialmente cartacei, venivano eseguiti con strumenti basati su tecnologie legacy e consentivano solo un tracciamento molto limitato dei ritardi di pagamento a causa dell'assenza di strumenti adeguati . Ciò non solo ha portato a informazioni di scarsa qualità a causa della mancanza di convalida e di dati incompleti, ma è stato anche più favorevole alla frode (Istituto di sicurezza sociale del Guatemala, 2009).
Il programma di innovazione proponeva di istituire un sistema integrato di raccolta e gestione (Sistema integrato di raccolta e gestione – SIRG) per migliorare il controllo contributivo, una banca dati unica di soci e datori di lavoro (Anagrafe unica degli affiliati e dei datori di lavoro – RUAP) con metodi di raccolta più efficienti ed economici, nonché un controllo più efficace della banca dati dei membri. Hanno inoltre implementato un sistema basato su canali digitali per registrare lo storico salariale e generare un conto contributivo per ciascun lavoratore. Tutti questi nuovi sistemi hanno attinto a moderne tecnologie e tecniche di integrazione asincrona che hanno permesso loro di integrarsi con le agenzie di riscossione e gli altri enti coinvolti nel processo.
È stato avviato un progetto pilota che ha coinvolto 48 datori di lavoro, sono stati raccolti 3.9 milioni di quetzal guatemaltechi (GTQ), sono stati aperti conti individuali per 6,466 lavoratori e tre banche hanno iniziato a raccogliere contributi attraverso il virtual banking. Sono stati recuperati debiti per 96 milioni di GTQ.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 5 | Sviluppo di una gestione sistematica del rischio di conformità e di una strategia proattiva orientata alla conformità | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 9 | Registrazione dei contributori |
| Linea guida 11 | Registrazione dei contributi versati sul record di previdenza sociale di un contribuente | |
| Controllo delle frodi | Linea guida 15 | Strategia di gestione del rischio di frode ed errore |
Perù
Perù Derrama Magisterial (un istituto di previdenza sociale per insegnanti) si è prefissato l'obiettivo di evolvere i processi manuali di raccolta dei contributi. A tal fine, ha sviluppato un sistema che consente la ricezione tempestiva e affidabile dei contributi, riducendo i tempi di riscossione e il numero di reclami per difformità di importi. Il sistema fornisce inoltre informazioni corrette e aggiornate sullo stato dei conti di contribuzione individuali (Derrama Magisterial, 2018).
Il nuovo sistema ha ridotto di circa il 90% il tempo necessario per generare un libro paga e dimezzato il tempo necessario per scaricarlo. Il numero di buste paga rifiutate è sceso all'1 per cento e si è registrato un calo radicale di denunce e lamentele, con solo 35 registrate nel 2019.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 8 | Specificare un modello che colleghi i principali processi operativi e il flusso informativo |
| Linea guida 9 | Registrazione dei contributori | |
| Linea guida 10 | Determinazione degli importi dei contributi e della fatturazione | |
| Linea guida 14 | Fornire servizi online per facilitare il contributo e la conformità |
Saint Vincent e Grenadine
In 2009, l' Servizi assicurativi nazionali (NIS) a Saint Vincent e Grenadine ha deciso di implementare un sistema di raccolta basato sul web. Hanno sviluppato l'applicazione e-Submit+, che consente di dichiarare i contributi online in qualsiasi momento e offre un'interfaccia molto intuitiva (Servizi assicurativi nazionali, 2020). La sfida per i NIS consisteva nel ridurre l'onere amministrativo e il costo di quelle procedure i cui lunghi tempi di elaborazione complicavano l'elaborazione dei benefici.
Gli obiettivi chiave del progetto erano una riduzione dell'80% del tempo necessario per l'immissione dei dati e una migliore qualità dei dati, riducendo così il tempo necessario per elaborare un beneficio da sette giorni a tre. Il passo successivo è stato lavorare verso l'obiettivo di avere tutte le dichiarazioni presentate elettronicamente.
Per raggiungere questi obiettivi, il NIS ha messo in atto una serie di strategie di comunicazione, comprese sessioni di formazione per delineare i vantaggi del nuovo modello per i datori di lavoro, video esplicativi ed eventi faccia a faccia. Di particolare rilievo sono stati gli "eSubmit+ Fridays", che hanno fornito l'opportunità di informare i datori di lavoro sui vantaggi del sistema eSubmit+. In concomitanza, ai dipendenti sono stati offerti incentivi per il maggior numero di iscrizioni al mese.
Una volta in atto, il sistema ha ottenuto risultati estremamente positivi. Circa il 75% delle imprese ha dichiarato di risparmiare in termini di costi amministrativi e tempo del personale. C'è stato anche un aumento del 58% della conformità tra i datori di lavoro che utilizzano il proprio software. Il NIS ha notato tempi di elaborazione più rapidi nel 60% degli invii.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 9 | Registrazione dei contributori |
| Linea guida 11 | Registrazione dei contributi versati sul record di previdenza sociale di un contribuente | |
| Linea guida 14 | Fornire servizi online per facilitare il contributo e la conformità |
Uruguay
uruguay di Banca delle assicurazioni sociali (Banca di previdenza sociale – BPS) ha iniziato la strada delle dichiarazioni di contribuzione a distanza alla fine degli anni '1990. Tuttavia, il modello di riscossione all'epoca prevedeva che i datori di lavoro presentassero le buste paga dei propri dipendenti e versassero i contributi secondo i propri calcoli. Ciò ha richiesto successive verifiche di coerenza tra quanto dichiarato e quanto infine pagato, che si sono rivelate costose e inefficienti.
Per migliorare l'efficienza e la qualità del servizio, la BPS ha sviluppato i propri sistemi nel tentativo di semplificare il modello per i contribuenti, migliorare i tempi di risposta e dare certezza sugli importi contributivi dovuti (Banca delle assicurazioni sociali, 2020). L'evoluzione di questo servizio è stata fondata su tre aspetti chiave: (i) l'ammodernamento tecnologico, adottando Internet come principale canale di comunicazione; (ii) l'obbligo di presentare le buste paga online; e (iii) il calcolo delle passività fiscali nei sistemi di BPS, che ha dato ai datori di lavoro certezza del diritto in merito al livello dei loro obblighi.
L'ultimo aspetto si è rivelato il più innovativo in quanto ha alterato sia la responsabilità del contribuente che quella della BPS. I contribuenti sono ora responsabili della presentazione delle buste paga contenenti informazioni corrette sui propri dipendenti e la BPS è responsabile del calcolo dei contributi dovuti verificando i dati inviati ed effettuando gli opportuni calcoli. Ha inoltre migliorato l'efficienza dei controlli di conformità e dei controlli di audit.
Nel 2009, a seguito di questo processo di sviluppo, la BPS ha calcolato il 98 per cento degli oneri sociali delle imprese. Da allora questa cifra ha raggiunto il 100%.
Nel 2017 la BPS ha ricevuto il riconoscimento ISSA per l'applicazione del Linee guida ISSA sulla raccolta e conformità dei contributi.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 8 | Specificare un modello che colleghi i principali processi operativi e il flusso informativo |
| Linea guida 9 | Registrazione dei contributori | |
| Linea guida 10 | Determinazione degli importi dei contributi e della fatturazione | |
| Linea guida 11 | Registrazione dei contributi versati sul record di previdenza sociale di un contribuente | |
| Linea guida 14 | Fornire servizi online per facilitare il contributo e la conformità |
Anche in Uruguay, il Fondo Pensione Impiegati Bancari (Fondo pensione e pensioni bancarie – CJPB) ha modernizzato il proprio sistema di riscossione principalmente introducendo un sistema di connessione remota per l'invio delle buste paga.
Nel 2008 il CJPB ha migrato il proprio sistema di riscossione cartaceo su un meccanismo a distanza (SICORE), che ha consentito la ricezione online di dichiarazioni salariali dettagliate e sommarie, 24 ore su 200, sette giorni su sette. È importante notare che, a causa di una modifica delle regole, il pool di società che contribuiscono al CJPB ha registrato un aumento del XNUMX%.
L'implementazione di questo nuovo sistema aveva diversi obiettivi: rispettare il mandato legale offrendo servizi di qualità sia agli utenti esistenti che ai nuovi utenti, migliorare la qualità dei dati e ricevere informazioni sui contributi per ogni individuo prima della data di scadenza del contributo.
L'approccio adottato è stato quello di utilizzare Internet per la ricezione di informazioni e uno schema multicanale, comprendente e-mail, lettere, telefono, fax e consulenze di persona, per un contatto personalizzato con l'agenzia. Il nuovo sistema è stato implementato progressivamente, con un periodo di transizione di 12 mesi per le società esistenti (Fondo Pensione Dipendenti di Banca, 2012).
Il feedback è stato molto positivo. Il XNUMX% delle aziende riteneva che il nuovo sistema rendesse il proprio lavoro più semplice e non sono stati ricevuti commenti da revisori esterni indipendenti o organizzazioni di controllo.
Il CJPB ha ricevuto il riconoscimento ISSA per la sua applicazione del Linee guida ISSA sulla raccolta e conformità dei contributi nel 2016 e di nuovo nel 2019.
| Strategia | Linea guida 3 | Stabilire un piano strategico |
|---|---|---|
| Linea guida 4 | Stabilire una strategia per garantire la coerenza tra contributi e benefici attesi | |
| Linea guida 6 | Sostenere l'effettiva estensione della copertura previdenziale contributiva | |
| Processi operativi | Linea guida 9 | Registrazione dei contributori |
Il processo di raccolta ai tempi del COVID-19
La crisi causata dalla pandemia di COVID-19 ha messo a dura prova i processi e i sistemi di raccolta delle diverse organizzazioni. L'impossibilità di fornire i servizi di persona e le condizioni speciali introdotte per i contribuenti, con aliquote contributive adeguate e tempi di pagamento più flessibili, erano alcune delle sfide da affrontare.
Analizzando gli sviluppi intervenuti all'interno degli istituti di previdenza sociale delle Americhe, è possibile individuare alcune criticità in termini di processi di riscossione che hanno consentito a tali istituti di far fronte all'impatto della crisi sanitaria sulla riscossione dei contributi.
Prima di tutto, la la digitalizzazione dei processi di raccolta è stata fondamentale. Più a lungo è stata digitalizzata la raccolta dei contributi di un ente, più rapidamente è stato in grado di adattarsi alle restrizioni pandemiche, senza dover apportare modifiche sostanziali ai suoi sistemi. Tali meccanismi erano vitali nei paesi in cui è stato imposto un blocco.
Allo stesso modo, il utilizzo di meccanismi innovativi per la comunicazione e per alcune operazioni ha contribuito a mantenere la continuità del servizio in tempi di crisi. Ad esempio, i social network, gli assistenti virtuali ei servizi di messaggistica hanno offerto l'opportunità di creare nuovi meccanismi per interagire con i contributori.
Le flessibilità dei sistemi informatici utilizzati per la riscossione si sono rivelati fondamentali per garantire che gli istituti di previdenza sociale fossero in grado di adattare rapidamente i propri processi, sia alle nuove disposizioni normative sia ai cambiamenti procedurali necessari a seguito della pandemia. In molti casi, la capacità di adattare i sistemi in modo efficiente ed efficace ha consentito di mantenere la sostenibilità economica.
Conclusioni
Gli obiettivi chiave per gli enti che riscuotono i contributi previdenziali sono garantire il rispetto dei propri obblighi e raggiungere i migliori livelli contributivi possibili. Il mancato pagamento e l'evasione degli obblighi di pagamento hanno gravi conseguenze sul livello di protezione dei membri del sistema, nonché sulla legittimità finanziaria e sociale dei regimi di sicurezza sociale.
Le esperienze delle istituzioni membri ISSA nelle Americhe durante questo periodo illustrano il livello di sviluppo e maturità dei loro processi di raccolta dei contributi e conformità.
Concretamente, diverse istituzioni hanno sviluppato strategie per aumentare la raccolta incoraggiando il rispetto volontario degli obblighi attraverso la semplificazione dei processi e dei sistemi. Questo è l'approccio raccomandato nel Linee guida ISSA sulle soluzioni amministrative per l'estensione della copertura in quanto consente l'armonizzazione degli interessi dei contribuenti con quelli delle istituzioni e, come tale, estende efficacemente la copertura previdenziale. Consente inoltre l'implementazione di modelli che incorporano un contributo governativo, come il sistema Monotributo (piccolo contributore) sviluppato in Argentina e Uruguay.
Queste iniziative sono state supportate da programmi di trasformazione digitale, riducendo al minimo - e persino eliminando - i processi di riscossione basati sull'invio fisico della documentazione cartacea delle buste paga. In questo modo le istituzioni hanno notevolmente migliorato i propri processi operativi nel campo della riscossione, spostando online le interazioni con i contributori e automatizzando calcoli e controlli, come raccomandato nella Linee guida ISSA sulla tecnologia dell'informazione e della comunicazione e la Linee guida ISSA sulla qualità del servizio. Oltre a migliorare i processi di raccolta, questi sviluppi hanno rafforzato la capacità istituzionale, aiutando così le istituzioni a rispondere in modo efficiente a scenari di crisi come quello innescato dal COVID-19.
D'altra parte, l'emergere di nuove forme di lavoro, principalmente quelle basate su piattaforme digitali, e le continue difficoltà a raccogliere contributi da gruppi difficili da raggiungere pongono sfide importanti per le istituzioni nelle Americhe, come in altre regioni.
Riferimenti
Bank Employees' Pension Fund. 2012. Distance telecommunication system for submitting payments of social security contributions (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Derrama Magisterial. 2018. Collection management: Automating the collection of pension contributions (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2012. Simplified registration system: More declared (registered) work (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2016. Digital labour and social security documents - One-stop shop for data (digital payroll) (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2021. Recaudación y Cobranza de Cotizaciones (Webinar). Geneva, International Social Security Association.
Federal Social Insurance Council. 2020. Online collection system: Declaration of personal and employer contributions application (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
ISSA. 2019. ISSA Guidelines on contribution collection and compliance (Revised and updated edition). Geneva, International Social Security Association.
National Insurance Services. 2020. Electronic submission of employee records (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Social Insurance Bank. 2012. Pre-billing of liabilities, one step closer to electronic submission (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Social Security Institute of Guatemala. 2009. Financial modernization of social security (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.