A cobrança e o cumprimento das contribuições desempenha um papel fundamental na segurança social, pois ajuda a garantir a sustentabilidade dos sistemas de segurança social e promove um maior nível de cobertura entre os trabalhadores. Enquanto o Diretrizes da ISSA sobre Cobrança de Contribuições e Compliance (ISSA, 2019) coloca, “O pagamento pontual e integral das contribuições por e em nome dos segurados é necessário para que eles alcancem os benefícios a que têm direito”.
A arrecadação de contribuições compreende um conjunto de processos que podem ser divididos entre aqueles vinculados ao cumprimento voluntário e aqueles que possibilitam o controle do cumprimento (Tabela 1). O primeiro grupo compreende os processos vinculados ao cadastramento de contribuintes, apuração dos valores das contribuições, validação das contribuições, cobrança e registro de contribuições e gestão e negociação de dívidas. O segundo grupo envolve a identificação de dívidas, a gestão de processos judiciais quando o cumprimento voluntário não é alcançado e o controle de fraudes com base na gestão de risco com vistas a garantir o cumprimento.
| Conformidade voluntária Processos operacionais |
Inscrição |
|---|---|
| Determinação dos valores de contribuição | |
| Validação de contribuições | |
| Coleta e registro de contribuições | |
| Gestão e negociação de dívidas | |
| Controle de conformidade | Identificação de dívidas |
| Gestão de processos | |
| Controle de fraude |
Em resposta aos desafios enfrentados na implementação de tal sistema, a International Social Security Association (ISSA) elaborou seu Diretrizes da ISSA sobre Cobrança de Contribuições e Compliance. Estes abrangem aspectos de governança e gestão, estratégia, processos operacionais, controle de fraudes, coordenação com organizações externas, promoção da conscientização e cultura de compliance, avaliação e melhoria contínua (ISSA, 2019).
Experiências de implementação de processos de cobrança e conformidade de contribuições
Este artigo apresenta experiências relevantes de instituições de seguridade social nas Américas que implementaram as recomendações das diretrizes com o objetivo de melhorar os níveis de cumprimento voluntário. Os desenvolvimentos realizados são definidos juntamente com as orientações que correspondem às medidas implementadas. Observe que a lista não é exaustiva, pois são descritas apenas as diretrizes vinculadas às boas práticas apresentadas ou extraídas do material disponível.
Argentina
Argentina Administração Federal de Recursos Públicos (Administração Federal da Receita Pública – AFIP) estabeleceu como objetivo simplificar as obrigações do empregador e reduzir sua carga administrativa interna, garantindo a qualidade e consistência da informação (Administração Federal de Recursos Públicos, 2021).
Para isso, a AFIP desenvolveu um modelo nos moldes de um balcão único, por meio do qual os contribuintes poderiam cumprir todas as suas obrigações enviando um único arquivo mensal (Administração Federal de Recursos Públicos, 2016). Esta submissão digital única, com garantias de segurança que asseguram a unicidade e inalterabilidade do registo, elimina a necessidade de fornecer os mesmos dados a vários órgãos do Estado ou de os fornecer em papel. Com foco na simplicidade, o novo sistema é suportado por uma aplicação web que permite o upload de arquivos e fornece um recibo, facilitando o cumprimento voluntário e dando aos trabalhadores acesso às informações por eles declaradas.
Este desenvolvimento foi sustentado por um sistema de simplificação de registos (Simplificação do Registro) (Administração Federal de Recursos Públicos, 2012), que foi desenvolvido em conjunto com o Ministério do Trabalho, Emprego e Previdência Social com contribuições de todos os atores previdenciários e permite a troca de dados com contribuintes e outros órgãos. O sistema funciona como um elo interinstitucional vital para o desenvolvimento de novos aplicativos que se baseiam nos dados coletados. Também fornece um mecanismo de autenticação que utiliza a “senha fiscal” e canais de comunicação seguros.
A simplificação de todos os procedimentos relativos ao envio e atualização de dados reduziu os custos administrativos tanto para o contribuinte como para o Estado, uma vez que os novos procedimentos foram mais rápidos, online e disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 5 | Desenvolvimento de gerenciamento sistemático de risco de conformidade e uma estratégia proativa orientada para a conformidade | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores |
| Controle de fraude | Diretriz 15 | Estratégia de gerenciamento de risco de fraude e erro |
| Diretriz 16 | Sistema automatizado para orientar auditoria e controle de fraudes | |
| Coordenação com entidades externas | Diretriz 18 | Implementação de troca sistemática de dados com instituições formalmente mandatadas |
| Diretriz 19 | Troca de dados com outras organizações externas |
Também na Argentina, em 2011, o fundo de aposentadoria e pensão da província de Córdoba (Fundo de Aposentadoria, Pensão e Aposentadoria), membro do Conselho Federal de Previdência Social (Conselho Federal de Previdência Social – COFEPRES), desenvolveu um novo sistema de cobrança de contribuições que substituiu os métodos manuais utilizados pelos empregadores para declarar sua folha de pagamento e determinar os níveis de contribuição, que eram muito ineficientes. As informações também chegavam atrasadas, causando atrasos na coleta e dificuldades no cumprimento dos controles, tornando as informações não confiáveis.
O novo sistema integrado de pensões de Córdoba (Sistema Integral de Aposentadoria de Córdoba – SIJCOR) incorpora controles de monitoramento e validação, oferece aos empregadores diversos canais de comunicação e se articula com o sistema de gestão da instituição, garantindo a integridade e precisão dos dados (Conselho Federal de Previdência Social, 2020).
A implantação do novo sistema tornou a cobrança das contribuições previdenciárias mais eficaz e eficiente. As inovações tecnológicas eliminaram a necessidade de documentos impressos e colocaram o foco na qualidade dos dados, no monitoramento dos atrasos e na geração de medidas proativas para evitar esses atrasos.
O COFEPRES estabeleceu como meta receber 100 por cento das declarações dos contribuintes em formato eletrônico e em tempo hábil. Todas as declarações são agora submetidas eletronicamente e, em 2020, 95% delas chegaram a tempo.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 5 | Desenvolvimento de gerenciamento sistemático de risco de conformidade e uma estratégia proativa orientada para a conformidade | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores |
| Diretriz 13 | Gestão de dívidas de contribuintes e empregadores |
Guatemala
A Instituto de Segurança Social da Guatemala (Instituto de Segurança Social da Guatemala – IGSS) impulsionou um programa de inovação para modernizar e automatizar os processos de cobrança que anteriormente eram essencialmente baseados em papel, executados com ferramentas baseadas em tecnologias legadas e que permitiam apenas um rastreamento muito limitado de pagamentos em atraso devido à ausência de ferramentas adequadas . Isso não apenas resultou em informações de baixa qualidade devido à falta de validação e dados incompletos, mas também foi mais propício à fraude (Instituto de Previdência Social da Guatemala, 2009).
O programa de inovação propôs estabelecer um sistema integrado de coleta e gestão (Sistema Integrado de Coleta e Gestão – SIRG) para melhorar o controle de contribuições, um banco de dados único de membros e empregadores (Cadastro Único de Afiliados e Empregadores – RUAP) com métodos de cobrança mais eficientes e econômicos, bem como controle mais eficaz do banco de dados de membros. Eles também implementaram um sistema baseado em canal digital para registrar o histórico salarial e gerar uma conta de contribuição para cada trabalhador. Todos esses novos sistemas se valeram de tecnologias modernas e técnicas de integração assíncrona que permitiram a integração com agências de cobrança e outros órgãos envolvidos no processo.
Um projeto-piloto foi lançado envolvendo 48 empregadores, e foram arrecadados 3.9 milhões de quetzais guatemaltecos (GTQ), contas individuais foram criadas para 6,466 trabalhadores e três bancos começaram a coletar contribuições por meio de banco virtual. Dívidas de GTQ 96 milhões foram recuperadas.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 5 | Desenvolvimento de gerenciamento sistemático de risco de conformidade e uma estratégia proativa orientada para a conformidade | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores |
| Diretriz 11 | Registro de contribuições pagas no registro de seguro social de um contribuinte | |
| Controle de fraude | Diretriz 15 | Estratégia de gerenciamento de risco de fraude e erro |
Peru
Peru Derrama Magisterial (uma instituição de seguridade social para professores) estabeleceu como objetivo evoluir os processos manuais que estava usando para coletar contribuições. Para isso, desenvolveu um sistema que permite o recebimento pontual e confiável das contribuições, reduzindo os tempos de cobrança e o número de reclamações por discrepâncias de valores. O sistema também fornece informações corretas e atualizadas sobre a situação das contas de contribuições individuais (Derrama Magisterial, 2018).
O novo sistema reduziu o tempo necessário para gerar uma folha de pagamento em cerca de 90% e reduziu pela metade o tempo necessário para baixá-la. O número de folhas de pagamento rejeitadas caiu para 1% e houve uma queda radical nas reclamações e queixas, com apenas 35 registradas em 2019.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 8 | Especificando um modelo conectando os principais processos operacionais e fluxo de informações |
| Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores | |
| Diretriz 10 | Determinação de valores de contribuição e faturamento | |
| Diretriz 14 | Fornecer serviços online para facilitar a contribuição e a conformidade |
São Vicente e Granadinas
Em 2009, a Serviços de Seguro Nacional (NIS) em São Vicente e Granadinas optou por implementar um sistema de coleta baseado na web. Eles desenvolveram o aplicativo e-Submit+, que permite declarar contribuições on-line a qualquer momento e oferece uma interface muito amigável (National Insurance Services, 2020). O desafio para o NIS era reduzir a carga administrativa e o custo daqueles procedimentos cujos longos tempos de processamento complicavam o processamento dos benefícios.
Os principais objetivos do projeto eram uma redução de 80% no tempo necessário para entrada de dados e melhoria da qualidade dos dados, reduzindo assim o tempo necessário para processar um benefício de sete dias para três. O próximo passo foi trabalhar para que todas as declarações fossem enviadas eletronicamente.
Para atingir esses objetivos, o NIS implementou uma série de estratégias de comunicação, incluindo treinamentos para delinear os benefícios do novo modelo para os empregadores, vídeos explicativos e eventos presenciais. De especial destaque foram as “eSubmit+ Fridays”, que proporcionaram uma oportunidade para informar os empregadores sobre as vantagens do sistema eSubmit+. Em conjunto, os colaboradores receberam incentivos para o maior número de cadastros por mês.
Uma vez implantado, o sistema obteve resultados extremamente positivos. Cerca de 75 por cento das empresas relataram economias em termos de custos administrativos e tempo de pessoal. Houve também um aumento de 58% na conformidade entre os empregadores que usam seu próprio software. O NIS observou tempos de processamento mais rápidos em 60% dos envios.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores |
| Diretriz 11 | Registro de contribuições pagas no registro de seguro social de um contribuinte | |
| Diretriz 14 | Fornecer serviços online para facilitar a contribuição e a conformidade |
Uruguai
Uruguai Banco do Seguro Social (Banco da Previdência Social – BPS) iniciou o caminho das declarações de contribuições remotas no final da década de 1990. No entanto, o modelo de cobrança da época previa que os empregadores entregassem a folha de pagamento de seus funcionários e fizessem o pagamento das contribuições de acordo com seus próprios cálculos. Isso exigia verificações subsequentes de consistência entre o que foi declarado e o que foi finalmente pago, o que se mostrou caro e ineficiente.
Para melhorar a eficiência e a qualidade do serviço, o BPS desenvolveu seus sistemas na tentativa de simplificar o modelo para os contribuintes, melhorar os tempos de resposta e dar certeza sobre os valores das contribuições devidas (Banco de Seguro Social, 2020). A evolução deste serviço foi alicerçada em três eixos fundamentais: (i) modernização tecnológica, adotando a internet como principal canal de comunicação; (ii) a obrigatoriedade de envio de folhas de pagamento online; e (iii) a apuração do passivo tributário nos sistemas do BPS, o que deu segurança jurídica aos empregadores quanto ao nível de suas obrigações.
O aspecto final acabou sendo o mais inovador, pois alterou tanto a responsabilidade do contribuinte quanto a do BPS. Os contribuintes passaram a ser responsáveis por apresentar as folhas de pagamento com informações corretas sobre seus funcionários e o BPS é responsável pelo cálculo das contribuições devidas, verificando os dados enviados e realizando os devidos cálculos. Também melhorou a eficiência dos controles de conformidade e dos controles de auditoria.
Em 2009, como resultado deste processo de desenvolvimento, o BPS apurou 98 por cento das obrigações previdenciárias das empresas. Desde então, esse número atingiu 100%.
Em 2017, o BPS recebeu o reconhecimento ISSA por sua aplicação do Diretrizes da ISSA sobre Cobrança de Contribuições e Compliance.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 8 | Especificando um modelo conectando os principais processos operacionais e fluxo de informações |
| Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores | |
| Diretriz 10 | Determinação de valores de contribuição e faturamento | |
| Diretriz 11 | Registro de contribuições pagas no registro de seguro social de um contribuinte | |
| Diretriz 14 | Fornecer serviços online para facilitar a contribuição e a conformidade |
Também no Uruguai, o Fundo de Pensão dos Funcionários do Banco (Fundo de Aposentadoria e Pensões Bancárias – CJPB) modernizou seu sistema de cobrança principalmente com a introdução de um sistema de conexão remota para envio de folha de pagamento.
Em 2008, a CJPB migrou seu sistema de cobrança em papel para um mecanismo remoto (SICORE), que possibilitou o recebimento on-line de declarações de folha de pagamento detalhadas e sumárias, 24 horas por dia, sete dias por semana. É importante notar que, devido a uma mudança nas regras, o pool de empresas que contribuíram para o CJPB teve um aumento de 200%.
A implantação deste novo sistema teve vários objetivos: cumprir o mandato legal, oferecendo serviços de qualidade a usuários existentes e novos, melhorar a qualidade dos dados e receber informações de contribuição para cada indivíduo antes da data de vencimento da contribuição.
A abordagem adotada foi a utilização da internet para o recebimento de informações e um esquema multicanal, incluindo e-mail, carta, telefone, fax e consultas presenciais, para contato personalizado com a agência. O novo sistema foi implementado de forma progressiva, com um período de transição de 12 meses para as empresas existentes (Fundo de Pensões dos Funcionários do Banco, 2012).
O feedback foi muito positivo. Setenta e seis por cento das empresas acreditavam que o novo sistema facilitava seu trabalho, e nenhum comentário foi recebido de auditores externos independentes ou organizações de controladoria.
O CJPB recebeu o reconhecimento da ISSA por sua aplicação do Diretrizes da ISSA sobre Cobrança de Contribuições e Compliance em 2016 e novamente em 2019.
| Estratégia | Diretriz 3 | Estabelecimento de um plano estratégico |
|---|---|---|
| Diretriz 4 | Estabelecer uma estratégia para garantir a consistência entre as contribuições e os benefícios esperados | |
| Diretriz 6 | Apoiar a extensão efetiva da cobertura previdenciária contributiva | |
| Processos operacionais | Diretriz 9 | Cadastrando colaboradores |
O processo de coleta em tempos de COVID-19
A crise causada pela pandemia do COVID-19 colocou à prova os processos e sistemas de cobrança das diferentes organizações. A impossibilidade de atendimento presencial e as condições especiais introduzidas para os contribuintes, com taxas de contribuição ajustadas e horários de pagamento mais flexíveis, foram alguns dos desafios que tiveram de ser enfrentados.
Ao analisar os desenvolvimentos ocorridos nas instituições de seguridade social das Américas, é possível identificar alguns fatores críticos em termos de processos de cobrança que permitiram a essas instituições lidar com o impacto da crise sanitária na arrecadação de contribuições.
Em primeiro lugar, a digitalização dos processos de cobrança foi crucial. Quanto mais tempo a arrecadação de contribuições de uma instituição era digitalizada, mais rapidamente ela conseguia se adaptar às restrições da pandemia, sem precisar fazer grandes alterações em seus sistemas. Esses mecanismos eram vitais em países onde um bloqueio foi imposto.
Da mesma forma, uso de mecanismos inovadores de comunicação e para algumas transações ajudou a manter a continuidade do serviço em tempos de crise. Por exemplo, redes sociais, assistentes virtuais e serviços de mensagens ofereceram oportunidades para criar novos mecanismos de interação com os colaboradores.
A flexibilidade de sistemas de TI utilizados para cobrança mostraram-se fundamentais para garantir que as instituições previdenciárias pudessem adaptar rapidamente seus processos, tanto às novas disposições regulatórias quanto às mudanças processuais que se tornaram necessárias em decorrência da pandemia. Em muitos casos, a capacidade de adaptação dos sistemas de forma eficiente e eficaz possibilitou a manutenção da sustentabilidade econômica.
Conclusões
Os principais objetivos das instituições que arrecadam contribuições previdenciárias são garantir o cumprimento de suas obrigações e alcançar os melhores níveis de contribuição possíveis. O não pagamento e a evasão das obrigações de pagamento têm consequências graves para o nível de proteção dos membros do sistema, bem como para a legitimidade financeira e social dos regimes de segurança social.
As experiências das instituições membros da ISSA nas Américas durante esse período ilustram o nível de desenvolvimento e maturidade de seus processos de coleta e cumprimento de contribuições.
Concretamente, diversas instituições desenvolveram estratégias para aumentar a arrecadação, incentivando o cumprimento voluntário de obrigações por meio da simplificação de processos e sistemas. Esta é a abordagem recomendada no Diretrizes da ISSA sobre Soluções Administrativas para Extensão de Cobertura pois permite harmonizar os interesses dos contribuintes com os das instituições e, como tal, amplia efetivamente a cobertura previdenciária. Também possibilita a implementação de modelos que incorporam uma contribuição governamental, como o sistema Monotributo (pequeno contribuinte) desenvolvido na Argentina e no Uruguai.
Essas iniciativas foram apoiadas por programas de transformação digital, minimizando – e até eliminando – os processos de cobrança com base no envio físico da documentação impressa da folha de pagamento. Dessa forma, as instituições melhoraram significativamente seus processos operacionais na área de cobrança, movendo suas interações com os contribuintes online e automatizando cálculos e controles, conforme recomendado no Diretrizes da AISS sobre Tecnologias da Informação e Comunicação e a Diretrizes da ISSA sobre Qualidade de Serviço. Além de aprimorar os processos de cobrança, esses desenvolvimentos fortaleceram a capacidade institucional, ajudando as instituições a responder com eficiência em cenários de crise como o desencadeado pelo COVID-19.
Por outro lado, o surgimento de novas formas de trabalho, principalmente aquelas baseadas em plataformas digitais, e as dificuldades contínuas de coletar contribuições de grupos de difícil acesso representam grandes desafios para as instituições nas Américas, como em outras regiões.
Referência
Bank Employees' Pension Fund. 2012. Distance telecommunication system for submitting payments of social security contributions (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Derrama Magisterial. 2018. Collection management: Automating the collection of pension contributions (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2012. Simplified registration system: More declared (registered) work (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2016. Digital labour and social security documents - One-stop shop for data (digital payroll) (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Federal Administration of Public Resources. 2021. Recaudación y Cobranza de Cotizaciones (Webinar). Geneva, International Social Security Association.
Federal Social Insurance Council. 2020. Online collection system: Declaration of personal and employer contributions application (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
ISSA. 2019. ISSA Guidelines on contribution collection and compliance (Revised and updated edition). Geneva, International Social Security Association.
National Insurance Services. 2020. Electronic submission of employee records (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Social Insurance Bank. 2012. Pre-billing of liabilities, one step closer to electronic submission (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.
Social Security Institute of Guatemala. 2009. Financial modernization of social security (Good practices in social security). Geneva, International Social Security Association.